如今，技术的现实往往与通常描述的不同：在绝大多数情况下，任何技术创新都有明显的优势和劣势，企业被迫作出必要的妥协。基于云计算技术的好处和缺点在各个企业之间都会有所不同：一些企业会比其他企业更好地处理停机问题，而一些相对稳定的业务不会被需要即时升级带来的问题所困扰，了解技术如何为企业工作可能特别困难。
那么，基于云计算的软件如何能够有效地影响企业的运营?
潜在的挑战
重要的是要注意，基于云计算的软件并不能解决企业的各种IT难题。这是一个正在不断变化的并不完善的领域，如果需要整合新的工作和流程，这不会那么顺利和简单。
例如，数据安全问题一直是一个常见的问题：如果设备遭到入侵，攻击者将能够访问企业在云中存储的所有内容。对某些账户或设备可能需要复杂的密码和限制。然而，这些风险有些夸大了，如果企业使用一个值得信赖的主流服务提供商提供的云计算服务，并注意所有相关数据的安全，应该不会有什么问题。数据中心停电问题也应该比较少见，不过始终保持数据备份是很重要的。
尽管如此，云计算的好处远远超过了它的缺点。一些提供商的服务可以提供运营效率，保持数据安全(并且是可访问的)，并减轻企业的行政和IT负担。因此企业值得花费时间和资源与这些提供商开展合作。
云计算的优势
(1)协作和可访问性
云计算最明显的优势可能是其技术创新水平。它运行快速，可以从任何地方访问，并且可以简化复杂的流程。如果企业想要在新项目上进行协作，并且想要快速完成任务，那么云计算技术可以提供帮助。
虽然面临一些人们所质疑的安全问题，但重要的是人们要明白，云计算可以在保护企业的业务及其数据方面发挥重要作用。当人们的信息存储在笔记本电脑或服务器上的物理存储器时，就会面临其受损的风险，就必须假设这些信息不会受损或者处于一种无法挽回的失修状态，可能支付费用来购买昂贵硬件，并占用空间的备份。
云计算技术意味着无论企业的物理机器发生什么情况，任何需要它的人都可以访问企业的数据。此外，这个功能延伸到其笔记本电脑和服务器：“远程擦除”功能可以确保敏感信息不会落入居心不良的人的手中。与安全问题一样，它不能替代正确的安全保护和协议，但在某些方面，使用云计算技术要更好一些。
(2)灵活性和可扩展性
当然，云计算不再采用传统存储和基础设施的优势超出了安全范围。如果企业的业务增长迅速并且难以预测，那么使用物理服务器进行扩展将会非常困难。借助云计算，企业可以提升能力以满足不断变化的需求，而且通常不会超出其预算要求。如果企业需要突然消减其资源和能力的话，也能满足这种需求，这也是经常可能发生的事情。尽管这种好处可能是显而易见的，但云计算最重要的功能在于原始技术力量或创新。
对于许多企业来说，这是一个让人讨厌的事实：运行和维护自己的基础设施会耗费时间、资金和注意力，而不是专注于其商业和运营上重要的任务。托管云计算解决方案将为企业提供所有相关服务，并腾出时间专注于真正重要的事情。
(3)企业的社会责任
虽然云计算技术十分有用，但人们不应忽视它在社会责任所起到的作用。它不一定是为此设计的，但是扩展和缩减服务器容量的能力意味着企业不必浪费更多的能源。
借助云计算技术，可以使企业能够根据需要摆脱对物理服务器和数据中心的依赖，用户可以轻松共享信息，并减少打印的纸张。绿色倡议也是促进和维护企业声誉的一种很好的方式：如果企业在行业中被认为是一支积极进取的力量，那么吸引其目标受众要容易得多。
(4)敏捷性和竞争力
还必须提到的是，云计算的作用无论是好是坏，都在开发、迭代和改进，以至于在企业的业务中投资和实施是一种良好的面向未来的保证。该技术有助于减少中小企业与大型跨国公司之间的能力差距，而它们之间的差异往往只是规模问题。
事实上，规模较小的企业可能比其单一竞争对手具有明显的优势：它们转换速度更快、更精简，并且能够比其规模更大的竞争对手更快地利用新技术。在这方面，云计算技术可能是很大的平衡器。系统的质量不再由企业的资金规模所决定：具有更加复杂等级的组织不能很快做出决定，它们需要进行国际合作，必须将多个法律体系纳入任何实施的策略，他们还有更多的遗留系统需要考虑。因此，组织规模越大，就越难以快速部署新技术。
因此，如果企业还没有采用某种形式的云计算技术，那么其业务可能会落后。为了在行业中保持敏捷和超前的状态，企业必须采用某种形式的云计算技术，并保持同步发展。
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